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江西活动公司1人对接10个供应商,3天睡了不到8小时
时间:2022-03-08 14:50   来源:未知

我想很多活动执行,在日常工作中都产生过这些想法:

 

· 明明已经入行几年了,却还是没有系统的工作流,总是感觉琐碎又没理头

· 有时候埋头苦干准备了很久的活动,现场还是出现各种问题

· 面对上百种物料,在材质、工艺,费用方面还是不懂最优化选择

· 总是搞不清灯光、音响等舞美设备的具体型号和功能特点

· 想实现从活动执行到项目总控的跨越,又不知如何发力

……

 

这是因为很多活动执行者,缺乏对自身工作的深入理解与思考。

 

这很容易导致很多刚入行或是工作一两年的执行人员认为,自己的这份执行的工作就是一个现场打杂的,有着操不完的心,但是职场晋升又遥遥无期…

 

 

 

一、活动现场 突发多

 

举个例子

 

小李:去年给一个美容教育机构做了一场活动,舞台搭建前后误差几厘米,当时搭建的时候客户也在,但是没有去卡这个事情。

 

等把舞台灯光大屏全部搭建完之后,客户居然拿着尺子去卡尺寸,量完之后让我们拆掉重新搭建,听到这个消息大家哭的心都有了,虽然做美容机构的要求都是比较高、比较严谨的,但是总不能鸡蛋里挑骨头,那个时候火都到嗓子眼了…

 

最后还是耐着性子跟她们领导协商,她们领导也理解了,最后没做改动。

 

 

 

说实话,一场活动举办下来,能够不出差错地顺利完成是极少有,在现场总会碰到你意想不到的问题:甲方临时加物料加设备、LED屏幕突然黑屏、屏闪、物料的缺失、色差、演员的突发情况等等,这些问题就像当头一棒,好不容易协调好了,最后还是要被甲方和老板劈头盖脸的数落一顿。

 

那我们应该如何尽量去避免活动中出现的这些“突发”问题呢,这是一个值得探讨的话题。

 

作为一个策划和执行,要学着整理出一套适用于自身的策划执行思维,虽然世上活动千千万,但是可以根据这套思维模式去执行,就像套公式一样,万变不离其宗。

 

 

 

二、执行10大思维模块

 

活动中期,也就是舞美制作、搭建安装到活动结束,这是一个非常紧张、也是最容易出现突发情况的环节,很多时候都会让人手忙脚乱。

 

图片

 

那么,其实可以把活动中期分成这十大部分:

场地测量、前期准备、安排接待、外场布置、序厅布置、舞美布置、看台布置、控台控制、后台管理、总结归纳;下面挑选4个模块进行简单分析。

 

1、现场布置

会场布置要赶早,设计稿确定之后,一定要在活动前2-3天完成搭建工作、准备好物料,留出更多的时间与空间进行调试,以及相关人员彩排。

 

2、入场签到处

 

举办一场大型的活动,参会人数众多,如果采用传统纸质方式需要较多签到工作人员,还会出现速度慢、现场秩序混乱等问题,这就可以采用电子签到或是更便捷的签到形式。

 

 

 

3、大屏幕设置

 

大型活动肯定离不开LED大屏幕,无论是播放PPT、公司视频,还是现场互动暖场。待大屏幕搭建以后要试用一下——注意看主KV是否变形、大屏是否展示完整、屏幕是否存在损坏,否则一旦出现问题,将会影响活动的展示和进行。

 

4、现场设备篇

在活动使用中,要保证使用的电脑状态良好,要有充足电源,避免自动关机造成黑屏等其他状况;切记关闭休眠模式,避免电脑长时间不操作导致电脑休眠(小细节尤其重要)。

 

图片

 

 

 

三、9宫格执行 3大法则

 

执行的十大模块主要通过人员、物料、流程这三个关键要素来协调。

 

1、人员

包括项目负责任人、现场执行人员、工作人员、演艺人员、兼职人员等。

 

而这些人员都有自己的具体职责和工作内容,也就是专人专项,每个模块或组都要分配清楚工作。


演员礼仪安保和兼职人员还需要根据甲方要求跟演艺公司、安保公司等多方确认,包括到场时间、服装、工作内容等。

 

 

 

2、物料

包括各类活动设备、活动物料还有活动场地。


设备搭建过程中首先一定要注意安全,包括人员、电力、消防等,搭建过程中需要跟甲方多次沟通并且确认搭建方案,设备要反复调试多遍。

 

这就要求活动前期,你需要对各类设备包括名称、功能、型号、功率等,还有物料的材质、制作工艺等,这些都需要了解,这些都与活动息息相关的,会直接影响到活动的效果。


尤其是物料的制作以及进度需要反复跟供应商沟通,往往在物料这块会很容易出问题材质、色差、数量缺失等等。

 

 

3、流程

包括活动的内容进度、时间把控和注意事项。


整个项目活动的流程繁琐复杂,所以对活动内容的流程介绍要简单明了

 

活动之前要跟甲方或供应商沟通流程,有变化及时沟通。流程表内容要简单明确,表达要明朗,不然很容易造成误会。对客户负责人、项目负责人和各组人员要及时沟通,通力合作,将活动顺利完成。

 

 

 

再好的活动创意也需要严厉的执行方案和落实能力,创意是很容易被模仿的,但是团队的执行力却很难抄袭,所以执行力也是团队的核心竞争力
 
那么,如何才能培养、提高自己和团队的执行力,做活动现场的“控场王”呢?
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